Ochrona danych osobowych

W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Wewnątrz Księżyca z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Sulejowska 47a, 97-300 Piotrków Trybunalski (zwana w dalszej części FWK) - w w/w przedsiębiorstwie obowiązują wdrożone zasady ODO.

2. FWK przetwarza dane osobowe w celu wypełnienia ciążących na nim obowiązków prawnych.

Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa jest obowiązkowe, a w pozostałym zakresie jest dobrowolne. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez FWK na podstawie Państwa zgody (np. przy okazji organizowania spotkań edukacyjnych). 

3. Dane osobowe przetwarzane przez FWK mogą być udostępniane innym odbiorcom danych osobowych lub kategoriom odbiorców:

1. podmiotom upoważnionym do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa (np. organy administracji, sądy, służby państwowe),

2. podmiotom, które przetwarzają dane osobowe w imieniu FWK na podstawie zawartej z FWK umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. podmioty obsługujące systemy teleinformatyczne FWK lub udostępniające FWK narzędzia teleinformatyczne, podmioty obsługujące i utrzymujące sieć telekomunikacyjną FWK, podmioty świadczące na rzecz FWK usługi doradcze, audytowe i pomoc prawną),

3. innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu (np. podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, podmioty prowadzące działalność płatniczą),

4. organizacjom międzynarodowym w związku z realizacją ustawowych zadań FWK.

5. Dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, tj.:

1. w przypadku wypełniania obowiązku prawnego FWK przez okres do czasu jego wypełnienia, a następnie do celów archiwalnych przez okres przewidziany w przepisach kancelaryjno-archiwalnych FWK, przyjętych zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

2. dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnej zgody będą przechowywane do czasu jej odwołania.

3. W związku z przetwarzaniem przez FWK danych osobowych, przysługuje Państwu:

1. prawo do uzyskania potwierdzenia, czy FWK przetwarza Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce uzyskanie dostępu do treści Państwa danych oraz informacji dotyczących takiego przetwarzania,

2. prawo do uzyskania kopii danych osobowych,

3. prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych, na podstawie i zasadach określonych w art. 16 RODO, 

4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie i zasadach określonych w art. 18 RODO,

5. prawo żądania usunięcia danych osobowych, w przypadku cofnięcia zgody i braku innej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych.

Z tych praw mogą Państwo skorzystać:

1. wysyłając wiadomość na ten adres e-mail.

Przepisy RODO określają zakres, w jakim można skorzystać z wyżej wymienionych praw.

FWK jest uprawniony do weryfikacji tożsamości wnioskujących.

1. FWK może zwrócić się o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach nieokreślonych w przepisach prawa (np. w ramach prowadzenia działań edukacyjnych i promocyjnych). W takiej sytuacji przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

2. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na niezgodne z prawem przetwarzanie przez FWK danych osobowych.

3. FWK dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w odniesieniu do danych osobowych jedynie w ramach dostarczania treści na stronach internetowych FWK na zasadach określonych w Polityce prywatności.

Polityka prywatności

1. Wykorzystywanie danych osobowych

Dane osobowe przekazywane przez użytkowników za pomocą formularzy elektronicznych udostępnionych na stronie www  przetwarzane są w sposób zgodny z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności w zgodzie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych nazywane – tzw. „RODO”). Zbiory zgromadzonych danych osobowych użytkowników podlegają właściwej ochronie, zgodnie z ww. przepisami. Pełny dostęp do baz danych posiadają jedynie upoważnieni pracownicy FWK, zgodnie z Polityką ochrony danych osobowych FWK. Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji ustawowych zadań statutowych FWK w zakresie merytorycznym objętym formularzem. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami powszechnie obowiązującego prawa jest obligatoryjne, a w pozostałym zakresie jest dobrowolne. 

2. Mechanizmy cookies na stronach internetowych FWK

W związku z udostępnianiem usług internetowych, FWK stosuje tzw. cookies, tj. dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe zapisywane przez serwery na urządzeniu końcowym użytkownika, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego.

Serwis ten, z którego link Pani/Pana tu odesłał stosuje cookies wydajnościowe, czyli służące do zbierania informacji o sposobie korzystania ze strony, by lepiej działała oraz funkcjonalne, czyli pozwalające „pamiętać” o ustawieniach użytkownika (np. język, rozmiar czcionki). To m.in.: cookies google-analytics.com – statystyki dla witryn. Prosimy o zapoznanie się ze szczegółami polityki prywatności Google Analytics.

Oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej, bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika serwisu internetowego.

Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Niedokonanie zmiany ustawień w zakresie cookies oznacza, że będą one zamieszczone w urządzeniu końcowym użytkownika, a tym samym będziemy przechowywać informacje w urządzeniu końcowym użytkownika i uzyskiwać dostęp do tych informacji.

Wyłączenie stosowania cookies może spowodować utrudnienia w korzystaniu z niektórych usług w ramach naszych serwisów internetowych.

Pliki cookies wykorzystywane są w szczególności w celu:

• tworzenia statystyk, które np. wspierają pozycjonowanie stron, ułatwiając dotarcie do niezbędnej Państwu informacji,

• zmiany wyglądu lub wersji strony (np. wersja dla niedowidzących),

• przechowywania danych sesyjnych (wygasa po zakończeniu sesji).

3. Kontakt

W przypadku Państwa pytań dotyczących stosowanej przez FWK polityki prywatności, prosimy o kontakt

Zmienić warunki przechowywania lub otrzymywania plików Cookie można poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej:

• w przeglądarce Internet Explorer

• w przeglądarce Mozilla Firefox

• w przeglądarce Chrome

• w przeglądarce Safari

Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie zarejestrowanym za numerem KRS 000606412 (zwana w dalszej części FWK)

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

Rozdział 2. Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych

Rozdział 3. Techniczna i fizyczna ochrona danych osobowych

Rozdział 4. Szkolenie i dokumentacja

Rozdział 5. Zasady użytkowania systemów informatycznych

Załącznik nr 1. Wzór upoważnienia

Załącznik nr 2. Wzór oświadczenia

Rozdział 1. Postanowienia ogólne.

§1

Zasady organizacji przetwarzania i ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie FWK, zwane dalej „Zasadami” określają ogólne wymagania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz wskazują działania podejmowane przez Administratora Danych Osobowych oraz osoby przez niego upoważnione w przedsiębiorstwie FWK, zwanym dalej FWK oraz w firmach podwykonawczych.

§2

Użyte w Zasadach określenia i skróty oznaczają:

1. Administrator Danych Osobowych – przedsiębiorstwo FWK reprezentowane przez Właściciela, zwane dalej Administratorem.

2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

3. Stanowisko komputerowe – komputer lub inne urządzenie, w którym przetwarzane są dane osobowe.

4. System przetwarzania – sposób przetwarzania danych wraz ze związanymi z nim ludźmi i urządzeniami, który zbiera, przechowuje i dystrybuuje dane osobowe.

5. Obszar przetwarzania danych – pomieszczenia bądź ich części, w których przetwarza się dane osobowe.

6. Osoba upoważniona lub użytkownik systemu – osoba posiadająca upoważnienie wydane przez Administratora i dopuszczona we wskazanym zakresie do przetwarzania danych osobowych.

7. Firma podwykonawcza – przedsiębiorca wykonujący na rzecz FWK prace związane z przetwarzaniem danych osobowych.

8. Przetwarzanie danych – dowolna operacja wykonywana na danych osobowych, to jest zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.

9. Ustawa – ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 z późniejszymi  poprawkami (Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926)

10. Zbiór danych – każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym. 

§3

1. Administrator może upoważnić inną osobę do wykonywania określonych czynności administratora. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik nr 1 do Zasad.

2. Podwykonawcy wykonujący na podstawie umowy czynności związane z przetwarzaniem danych lub systemami przetwarzania muszą spełniać warunki określone w art. 31 Ustawy.

3. Kwestie nieuregulowane w niniejszych Zasadach, dotyczące ochrony danych osobowych w FWK określa Administrator.

Rozdział 2. Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych.

§4

1. Naczelną zasadą przetwarzania danych osobowych w FWK jest ochrona ich przed nieuprawnionym przetwarzaniem a zwłaszcza przed nieuprawnionym ujawnieniem. 

2. Za zachowania niezgodne z wymogami i zasadami ochrony danych osobowych winowajca poniesie konsekwencje stosowne do skali przewinienia.

§5

1. Dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie przez osoby, które:

   1. Złożyły pisemne oświadczenie o zobowiązaniu się do przestrzegania Zasad

   2. Posiadają imienne upoważnienie wydane przez Administratora

2. Oświadczenie, o którym mowa w ustępie 1.a. powyżej stanowi Załącznik nr 2 do Zasad.

§6

Wszystkie zbiory danych osobowych przetwarzane w FWK muszą być zgłoszone do ewidencji Administratora.

Rozdział 3. Techniczna i fizyczna ochrona danych osobowych.

§7

1. Obszar przetwarzania danych osobowych powinien być zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, kopiowaniem, modyfikacją danych, ich uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Pomieszczenia, o których mowa w ustępie 1. powyżej powinny posiadać drzwi wejściowe zaopatrzone w co najmniej jeden zamek lub alternatywne zabezpieczenie oraz okna zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.

§8

1. Osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych, przed wejściem do obszaru przetwarzania powinna sprawdzić, czy nie ma śladów nieuprawnionego wejścia (włamania).

2. W czasie pracy nie wolno pozostawiać obszarów przetwarzania danych otwartych lub bez nadzoru.

3. Po zakończeniu pracy wszelkie dane osobowe muszą zostać zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych.

§9

1. Kopiowanie danych osobowych jest dozwolone wyłącznie w celach wynikających z obowiązków służbowych.

2. Niepotrzebne formularze i wydruki zawierające dane osobowe należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych.

3. Niepotrzebne nośniki danych zawierające dane osobowe należy zniszczyć lub skasować w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych.

Rozdział 4 – Szkolenie i dokumentacja

§10

1. Szkoleniom z ochrony danych osobowych podlegają wszyscy pracownicy FWK  biorący udział w przetwarzaniu danych osobowych.

2. Szkolenie przywołane w ustępie 1. powyżej jest elementem szkolenia stanowiskowego.

§11

1. W związku z realizacją ustawowego obowiązku ochrony danych osobowych prowadzona jest następująca dokumentacja:

   1. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych w FWK

   2. Zbiór Oświadczeń – zobowiązań do przestrzegania Zasad.

2. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych zawiera:

   1. Liczbę porządkową

   2. Numer upoważnienia

   3. Imię

   4. Nazwisko

   5. Datę nadania i ustania upoważnienie

   6. Zakres upoważnienie

   7. Identyfikator użytkownika w systemie informatycznym Victorion

   8. Datę wyrejestrowania użytkownika z systemu

   9. Uwagi.

3. Zbiór Oświadczeń – zobowiązań do przestrzegania Zasad zawiera oryginały Oświadczeń pracowników.

Rozdział 5. Zasady użytkowania systemów informatycznych.

§12

1. Dostęp pracownika do systemów informatycznych jest uwarunkowany uzyskaniem loginu i hasła dostępowego do systemu. Login i hasło nadaje Administrator. Pracownik w trakcie pierwszej sesji ma obowiązek zmienić hasło na inne, znane tylko jemu. Hasło musi zawierać co najmniej sześć znaków, w tym co najmniej jedną cyfrę i co najmniej jeden znak nie będący cyfrą ani literą.

2. Użytkownik jest zobowiązany do utrzymania hasła dostępu w tajemnicy.

3. W przypadku pięciokrotnego podania błędnego hasła konto ulega zablokowaniu. Odblokowanie konta wymaga kontaktu z Administratorem.

4. Pracownik zobowiązany jest do zmieniania hasła dostępu nie rzadziej niż co 30 dni.

5. W przypadku powzięcia podejrzeń o uzyskaniu dostępu do hasła przez inną osobę należy niezwłocznie zmienić hasło dostępu.

§13

1. Monitory ekranowe muszą być ustawione w sposób uniemożliwiający podejrzenie treści osobom postronnym.

2. Drukarki muszą znajdować się w miejscu uniemożliwiającym osobom postronnym zabranie wydruków.

§14

W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją mają zastosowanie odrębne polecenia Administratora oraz zapisy Ustawy.

Załącznik nr 1 do Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie Fundacja Wewnątrz Księżyca (KRS 0000606412), (zwana w dalszej części FWK):

(miejscowość), (data)

Upoważnienie nr …………..

Na podstawie art. 36 i 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.)

upoważniam Panią/Pana …………………… (imię i nazwisko)………………………………..

do przetwarzania danych osobowych w FWK w zakresie:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

Upoważnienie niniejsze nie daje uprawnień do udzielania dalszych upoważnień i wygasa z dniem ustania stosunku pracy a ponadto może być w każdym terminie odwołane lub zmienione.

          …………………………………………

Administrator Danych Osobowych

Załącznik nr 2 do Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie FWK

…………………………………………………………………………………….

 (imię i nazwisko pracownika)

Oświadczenie

Oświadczam, że:

1. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz obowiązujących w FWK przepisów wewnętrznych w tym zakresie.

2. Zachowam w tajemnicy, także po ustaniu stosunku pracy, przetwarzane dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczania.

3. Natychmiast zgłoszę Administratorowi danych osobowych próby lub fakt naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych .

4. Jestem świadoma/świadom możliwej odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej i cywilnej z tytułu naruszenia wymagań ochrony danych osobowych.

…………………………     ……………….………………………

Miejscowość, data podpis pracownika